MAKALAH Administrasi perkantoran

Pendahuluan

Latar Belakang

            Administrasi perkantoran atau tata usaha sudah dilaksanakan sejak zaman kuno sewaktu orang mulai bisa menulis huruf sampai dewasa ini.Tetapi,setelah zaman modern terutama mulai abad 20 ini tata usaha mengalami perubahan dalam bentuk,susunan,maupun coraknya.

            Boleh dikatakan kini tidak ada sesuatu instansi pemerintahan,badan swasta,dan kehidupan masyarakat apap pun yang tidak melakukan tata usaha.Pertumbuhan administrasi perkantoran atau tata usaha yang demikian meluas itu disebabkan oleh berbagai faktor dalam dunia modern ini seperti misalnya pertambahan penduduk,perluasan pendidikan,kemajuan teknologi,perkembangan badan usaha-usaha yang  bercorak ketata usahaan.

            Proses awal dan sangat menentukan dalam bidang kepegawaian adalah recruitment pegawai, yang dalam hal ini adalah memilih atau menyeleksi pegawai yang terbaik untuk setiap jabatan dan jenis tugas pada suatu lembaga. Selanjutnya melatih serta mendidik pegawai agar dapat melaksanakan tugas yang diembannya dengan baik. Hal ini penting, mengingat tidak seorangpun mampu melaksanakan tugas dengan baik dan lancar tanpa mengetahui jenis dan sifat pekerjaan yang dihadapinya.

 Bahkan untuk jenis pekerjaan yang bersifat sederhanapun tidak jarang seseorang mengalami kesulitan untuk melaksanakannya dengan baik dan lancar. Oleh sebab itu latihan dan pendidikan pegawai sangat perlu dilakukan terutama bagi pegawai baru yang belum mempunyai pengalaman.

 Dalam Undang-undang No. 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian disebutkan adanya dua jenis latihan dan pendidikan pegawai yaitu pre service training (latihan prajabatan) dan in service training (latihan dalam jabatan). Latihan prajabatan adalah suatu latihan yang diberikan kepada pegawai baru agar mereka trampil dalam melaksanakan tugas yang diberikan kepadanya. Sedangkan latihan dalam jabatan adalah suatu latihan yang diberikan kepada pegawai guna meningkatkan keahlian, kemampuan atau ketrampilannya agar diperoleh produktivitas kerja yang tinggi.

 Yoder (1964) menyatakan bahwa latihan dapat membantu stabilitas pegawai serta mendorongnya untuk memberikan jasanya dalam waktu yang lebih lama. Sedangkan Taylor dalam Soedjadi (1977:47) mengenai penarikan pegawai menjelaskan bahwa salah satu daripada tugas manajemen (duties of management) ialah memililh karyawan yang terbaik untuk setiap tugas tertentu, untuk selanjutnya melatih dan mendidiknya.

Di samping latihan dapat menambah pengetahuan dan ketrampilan pegawai juga dapat memberikan kepuasan psikologis kepada para pegawai, mengingat faktor manusia dalam organisasi sangat penting. Dalam hal ini melalui latihan dan pendidikan, para pegawai akan lebih memahami maksud, tujuan serta tugas pokok organisasi. Dengan demikian mereka akan lebih menaruh minat dan perhatian pada bidang pekerjaan masing-masing

            Perkembangan ilmu administrasi perkantoran memperoleh kelanjutannya dalam dunia pendidikan dan pengajaran.Dengan telah terhimpunnya segugusan pengetahuan yang teratur mengenai berbagai kerja ketatausahaan dan administrasi perkantoran ,maka pengetahuan itu lalu diajarkan pada lembaga-lembaga pendidikan atau dipelajari oleh pegawai-pegawai kantor dalam usaha-usaha penatran seperti kursus dinas atau latihan-latihan jabatan.

Diakui bahwa manusia merupakan Sumber Daya yang paling penting.Pemanfaatan manusia sebagai sumber daya tentunya berbeda dari sumber daya yang lain.Untuk dapat memafaatkan sumber daya manusia secara optimum,salah satu aspek yang perlu diperhatikan adalah masalah-masalah yang berhubungan dengan pembinaan dan pengembangannya.

            Pembinaan dan pengembangan sumber daya manusia pada manusia pada intinya bertujuan  untuk meningkatkan peran serta para karyawan dalam pencapaian tujuan perusahaan dan memberikan peran serta para para kayawan dalam pencapaian tujuan perusahaan dan memberikan rasa kepuasan pada diri setiap karyawan karena adanya peningkatan pengetahuan,ketrampilan,taraf hidup pangkat dan jabatan.

            Pengembangan karyawan merupakan satu proses yang berkesinambungan dimulai dari pelatihan dan pendidikan karyawan  yang bertujuan untuk mempelajari pengetahuan baru,meningkatkan ketrampilan,atau peningkatan posisi kedudukan yang lebih tinggi.

            Pengembangan karyawan adalah penting karena seseorang karyawan yang tidak terlatih biasanya mempunyai kecenderungan untuk :

1.      Prestasi kerja rendah

2.      Boros material dan pekerjaan yang diselesaikan selalu banyak yang salah.

3.      Memerlukan banyak supervisi

Pelatihan atau pengembangan sumber daya manusia merupakan satu proses pengungkapan sifat-sifat karyawan yang tersusun secara sistematis yan akan diarahkan untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi .Pengembangan adalah proses dengan mana para manajer memperoleh pengalaman,keterampilan dan kebiasaan untuk menjadi pemimpin yang sukses dalam perusahaannya.

Rumusan Masalah

Dari latar belakang masalah yang penulis uraikan, ada permasalahan yang penulis dapatkan. Permasalahan tersebut antara lain :

1.      Mengapa perusahaan atau pemerintah mengadakan pengembangan dan program pelatihan SDM ?

BAB II

PEMBAHASAN      

A. Tujuan Pelatihan dan Pengembangan SDM

            Dengan program latihan dan pengembangan sumber daya manusia (SDM) akan membantu perusahaan beroperasi lebih efisien dan efektif sehingga perusahaan akan lebih berani untuk bersaing dan bagi para pekerja akan lebih berkembang dan lebih puas.

            Agar program latihan dan pengembangan ini berhasil guna,pucuk pimpinan harus mendukungnya,dukungan tersebut dalam bidang materiil dapat berupa penyediaan dana dan dukungan moral.Dan beberapa prinsip-prinsipnya yakni :

1.Prinsip-prinsip Latihan Perkantoran

Program latihan perkantoran merupakan salah satu bagian dari keseluruhan       sistem kerja yang utama,berhubungan dengan sub sistem lainnya yang ada dipersonalia.Orientasi,evaluasi dan penerapan sistem yang di sarankan.Keefektifan sub sistem latihan perkantoran tergantung kepada sejauh mana komitmen manajemen untuk mendukungprogram ini.

2.      Prinsip Komitmen

Manajemen hendaknya komit dan peka terhadap perkembangan dan kelanjutan kemajuan pengetahuan para karyawan dengan cara menciptakan iklim yang mendukung ke arah itu.Tanpa dukungan dari pucuk pimpinan maka tujuan-tujuan dari latihan perkantoran tidak akan banyak manfaatnya.

3.      Prinsip Tanggung jawab

Semua manajer departemen  harus di serahi tanggung jawab bagi pengorganisasian dan pengaturan program latihan perkantoran dalam departemennya masing-masing.Tanggung jawab utama bagi para karyawan dilaksanakan oleh para manajer kantor,dan bersedia untuk menyatakan tanggung jawab terhadap pelaksanaan program ini.Walaupun manajer kantor mungkin membantu dalam perencanaan,pengarahan dan penilaian kegiatan latihan,namun yang paling penting adalah latihan yang diberikan pada para karyawan yang diwujudkan dalam pelaksanaan tugas sebagai hasil dari latihanyang pernah mereka ikuti.Tanggung jawab keefektifan program latihan berada di tangan para manajer ,yang dalam hal ini mungkin secara individu menugaskan kepada para stafnya.Untuk menangani tugas-tugas tertentu,para ahli pelatihan akan menggunakan konsultan pelatihan.

4.      Prinsip Perencanaan

Suksesnya sebuah perencanaanprogram latihan kantor tergantung pada ketepatan dalam mengidentifikasikan kebutuhan organisasi dan penetuan tugas-tugas pelatihan.Sebuah perusahaan mengharapkan bahwa dana yang ditanamkan dalam program latihan hendaknya benar-benar digunakan oleh orang-orang yang tepat untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi.Jadi efektifitas rencana membutuhkan penekanan yang tepat pada keseluruh organisasi.Pengalaman-pengalaman khusus,kemampuan,dan pengetahuan diperlukan guna memperoleh keberhasialan dan kejelasan dari tiap tugas yang harus ditentukan dengan cara merumuskan program analisa jabatan yang akan di bicarakan lebih lanjut pada bagian berikutnya.

5.      Prinsip Penerapan

Program latihan perkantoran hendaknya diterapkan dalam rangka mempertemukan kebutuhan yang telah dirumuskan dan tujuan latihan yang tealh ditetapkan.Penanggungjawab program latihan perkantoran ini hendaknya menyiapkan sebuah rencana yaitu :

·         Menentukan tujuan latihan

·         Membuat garis besar program dan materi-materi yang akan di butuhkan.

·         Mengidentifikasikan metode latihan dan instruktur yang terlibat dalam latihan.

·         Memperbanyak material dan pedoman latihan.

·         Meminta persetujuan pucuk pimpinan untuk meniniau dan menyetujui program latihan.

·         Mengadakan evaluasi secara periodik tentang efektivitas program latihan.

6.      Prinsip Evaluasi

Semua hasil program latihan kantor harus di evaluasi untuk menentukan tujuan mana yang telah berhasil dicapai.Untuk mengevaluasi dan mengukur efektivitas program latihan,,penanggungjawaban latihan hendaknya mengikuti langkah-langkah berikut ini :

·         Menilai hasil latihan dan tujuan yaitu relevansi latihan dengan tugas sehari-hari dan kemampuan para instrukturnya.

·         Menetukan kemampuan para peserta dengan ukuran standar waktu yang telah ditetapkan.

·         Mencatat (mengumpulkan data tentang penampilan peserta sebelum,selama,dan sesudah latihan).

·         Mendapat reaksi dari para peserta,lebih baik dalam bentuk tulisan tentang apa yang mereka sukai dalam program latihan,apa yang telah disukai dan saran-saran untuk pengembangan.

·         Membuat catatan-catatan tentang kemampuan masing-masing peserta.

·         Menguji kemampuan,ketrampilan dan pengetahuan peserta.

·         Mengajurkan instruktur untuk membuat peringkat kemampuan peserta selama dan setelah program latihan.

·         Mengadakan observasi secara periodik tentang pengaruh latihan dalam jangka panjang.

B .MANFAAT LATIHAN DAN PENDIDIKAN

Menurut T. Hani Handoko (2000:103) ada dua tujuan utamaprogram latihan dan pendidikan atau pengembangan pegawai. Pertama,latihan dan pengembangan dilakukan untuk menutup “gap” antara kecakapan atau kemampuan karyawan dengan permintaan jabatan. Kedua, programprogram tersebut diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja karyawan dalam mencapai sasaran kerja yang telah ditetapkan.

 Sesuai dengan analisis jabatan, recruitment pegawai mensyaratkan mereka yang diterima sudah mempunyai kualifikasi tertentu. Namun karena lembaga pendidikan formal tidak mempersiapkan tenaga kerja siap pakai dan siap kerja pada lembaga tertentu, maka latihan pendidikan perlu diadakan oleh lembaga yang bersangkutan. Dalam hal ini latihan dan pendidikan berfungsi untuk menjembatani kesenjangan antara kemampuan individu dengan kebutuhan pekerjaan di suatu lembaga.

 Meskipun usaha-usaha latihan dan pendidikan memakan waktu dan mahal, akan tetapi manfaatnya besar sekali terhadap keberlangsungan lembaga, karena akan mengurangi perputaran tenaga kerja dan membuat karyawan menjadi lebih produktif dan professional. Lebih lanjut, latihan dan pendidikan membantu karyawan dalam menghindarkan diri dari keusangan dan melaksanakan pekerjaan dengan baik.

Di samping latihan awal, orientasi kerja juga harus diberikan kepada pegawai baru. Hal ini didasarkan pertimbangan, bahwa sebelum bekerja mereka perlu diperkenalkan kepada pimpinan, rekan sekerja, lingkungan kerja, jenis-jenis pekerjaan yang akan segera dijalani, perlatan yang digunakan, struktur organisasi dan fungsi masing-masing bagian.

Dengan demikian pegawai tersebut tidak akan merasa canggung untuk beradaptasi dengan dunianya. Lebih jauh Ig. Wursanto (2001:60) menjelaskan tentang manfaat

latihan dan pendidikan sebagai berikut:

a.latihan dan pendidikan meningkatkan stabilitas pegawai;

b.latihan dan pendidikan dapat memperbaiki cara kerja pegawai, sehingga cara     kerja mereka tidak bersifat statis melainkan selalu disesuaikan dengan perkembangan organisasi dan volume kerja;

c.dengan latihan dan pendidikan pegawai dapat berkembang dengan cepat;

d.dengan latihan dan pendidikan pegawai mampu bekerja lebih efisien;

e.dengan latihan dan pendidikan pegawai mampu melaksanakan tugas dengan lebih baik;

f.dengan latihan dan pendidikan berarti pegawai diberi kesempatan untuk mengembangkan diri;

g. latihan dan pendidikan meningkatkan semangat kerja pegawai dan produktivitas perusahaan.

Davis dan Westher dalam Bambang Suyono (1993:6), memberikan

ilustrasi tentang keseimbangan antara kemampuan pegawai baru dengan lembaga setelah orientasi dan latihan, sebagai berikut: Bagi lembaga, latihan merupakan investasi dalam bentuk sumber daya manusia yang manfaatnya akan tampak dalam jangka waktu yang lama.

Menurut Davis dan Werther dalam Bambang Suyono (1993:7) tentang keuntungan dari latihan dan pendidikan dapat dilihat dari beberapa sudut pandang, yaitu dari sisi lembaga perekrut pegawai, bagi individu pegawai yang bersangkutan, dan bagi hubungan antar individu dan kelompok dalam lembaga yang bersangkutan.

C. Keuntungan Bagi Lembaga

Bagi lembaga, keuntungan latihan dan pendidikan adalah sebagai

berikut:

1.Leads to improve profitability or more positive attitudes toward profit     orientation.

2. Improves the job knowledge and skills at all levels of organization.

3.Improves the morale of the work force. 4. Help people identify with organization goals,

5. Help create a better corporate image,

6.Fosters authenticity, openness and trust,

7. Improve the relationship between boss and subordinate,

8. Aids in organizational development,

9. Learn from trainee,

10. Help prepare guide ness for work,

11. Aids in understanding and carrying out organizational policies,

12. Provides information for future needs in all areas of the organization,

13. Organization gets more effective decision making and problem solving,

14. Aids in development for promotion from within,

15. Aids in development leadership skill motivation, loyalty, better attitude and other aspect that successful worker and managers usually display,

16. Aids in increasing productivity and or quality of work,

17. Helps keep cost down in many areas, e. g. productions, personal, administration,etc,

18. Develops a sense of responsibility to the organization for being competent and knowledgeable,

19. Improve labor-management relations,

20 Reduces outside consulting cost utilizing competent internal consulting,

21.Stimulates preventive management as apposed to putting out fires,

22.Eliminates suboptimal behavior (such for as hiding tools)

23. creates and appropriates climate for growth communication,

24. Aids in improving organizational communication

25. Help employees adjust to change,

26. Aidsin handling conflict, thereby helping to prevent stress and tension.

D. Keuntungan Bagi Individu

Keuntungan bagi individu yang juga akan membawa keuntu;ngan bagi

lembaga adalah sebagai berikut :

 1. Help the individual in making better decisions and effective problem solving,

 2.Through training and development, motivational, variables of recognition        achievement, growth, responsibility and operational zed,

 3. Aids in encouraging and achieving self development and self confidence,

 4. Help a person handle stress, tension frustration and conflict,

 5. Provides information for improving leadership knowledge,

 6. Increase job satisfaction and recognition,

 7. Moves a person forward a personal goals while improving interaction skill,

 8. Satisfies personal needs of the trainer (and trainee),

 9. Provides trainee for growth and a say in his/her own future,

10. Develops a sense of growth learning,

11.Help a person develop speaking and listening skill: also writing skills when

exercises are required,

12. Help eliminate in attempting new tasks.

E. Keuntungan dalam hubungan antar individu dan kelompok

Keuntungan dalam hubungan antar individu dan kelompok dalam rangka pelaksanaan kebijakan lembaga adalah sebagai berikut:

1. Improve communication between group and individuals,

2. Aids in orientation for new employees and those taking,

3. Provides information on equal opportunity and affirmative action,

 4. Provides information on other governmental laws and administrative policies,

5. Improve interpersonal skill,

6. Make organization policies, rules and regulation viable,

 7. Build cohesiveness in groups,

 8. Provides a good leaning, growth, and coordination,

 9. Make the organization a better place to work and live.

F.Macam-Macam Pelatihan

            Pelatihan atau pengembangan sebagai salah satu bentuk dari pendidikan pratek,pada dasarnya terdiri dari dua macam,pelatihan untuk karyawan baru dan pelatihan untuk promosi karyawan lama.Kedua macam pelatihan tersebut kebanyakan dengan cara seseorang belajar dalam situasi kerja dipelajari dalam lingkungan kerja dari bagian-bagian yang berhubungan.

            a.Pelatihan Bagi Karyawan Baru

            Pelatihan ini seringkali diberikan kepada karyawan kantor yang baru diterima dengan cara magang,kepada kepala bagian atau pngawasan lini pertama.Latihan kerja memungkinkan para peserta untuk memperoleh pengetahuan dan ketrampilan yang dibutuhkan untuk menciptakan/mengerjakan suatu tugas dengan menggunakan peralatan yang dibutuhkan.

            Contoh dari bentuk pelatihan ini adalah dengan menempatkan peserta pada bidang-bidang seperti penyortiran surat-surat.Dalam suatu penelitian ditemukan bahwa pengetahuan-pengetahuan seperti hubungan sosial,komunikasi lisan,pengawasan dan perencanaan organisasi kantor lebih mudah dipelajari di dalam program latihan formal perusahaan.

            Secara umum penelitian tersebut mencatat bahwa ketrampilan dan pengetahuan yang sebelumnya dianggap paling sesuai diajarkan lewat pendidikan di sekolahan,dulu kurang diajarkan lewat latihan-latihan kerja hendaknya mempunyai kemampuan dalam hal kepemimpinan,hal-hal teknik dan hubungan sosial.

            Para instruktur dapat menciptakan mutu kondisi di mana seorang karyawan menerima kebutuhan untuk merubah tingkah lakunya sendiri..Di samping itu instruktur tersebut hendaknya mempunyai pengalaman dalam mengajarkan fungsi-fungsi manajerial seperti perencanaan,pengorganisasian,kepemimpinan dan pengawasan untuk mengembangkan keterampilan tingkah laku dan kebiasan-kebiasaan kerja dari peserta latihan.

            Dia juga harus menguasai secara teknis dari program latihan tersebut,baik itu karena pendidikannya maupun karena pengalamannya,untuk menumbuhkan rasa hormat para peserta dan memberikan pengetahuan serta keterampilan yang dibutuhkan mereka untuk menghasilkan barang dan jasa yang berkualitas.

            Tanggungjawab ini tidak bisa dipindah tangankan kepada orang lain,kecuali pada orang-orang tertentu yang betull-betul mempunyai kemampuan.

G.TEKNIK DAN  METODE PELATIHAN

Beberapa hal berikut ini hendaknya diperhatikan jika memilih metode atau teknik tertentu dari program latihan kerja karyawan kantor sebagai berikut :

·         Jumlah peserta dan lokasinya.

·         Persamaan dan perbedaan latar belakang pendidikan.

·         Pengalaman yang dimiliki.

·         Fungsi dan peran.

·         Jenjang jabatan

·         Kemampuan.

·         Biaya.

Tujuannya bukanlah untuk menulis metode yang paling baik tapi untuk mengidentifikasikan,menyesuaikan atau menemukan metode yang paling cocok dengan situasi.Maksud dari latihan ini di samping untuk meningkatkan pengetahuan,keterampilan,serta mempengaruhi tingkah laku atau perubahan-perubahan sikap,juga sangat mempengaruhi teknik atau metode latihan yang dipilih.Masing-masing teknik dan metode secara singkat akan diterangkan berikut ini.

1.Rotasi-Kerja

      Metode rotasi kerja memberikan kesempatan kepada peserta pelatihan untuk menempati beberapa fungsi di bagian yang berbeda.Munngkin di beri tugas sebagai pengamat atau mereka ditugasi untuk suatu tanggungjawab khusus sehingga mereka menjadi terlibat dalam kegiatan dan memperoleh sejumlah keterampilan sebagai hasil perpindahan dai satu pekerjaan ke pekerjaan lain.

2.Magang

      Seseorang karyawan baru bertugas sebagai asisten dari karyawan yang ada di suatu bagian,mendiskusikan masalah-masalah bagian dan dari waktu mendelegasikan tanggung jawab tertentu kepada karyawan baru sendiri.Metode ini memberikan kesempatan untuk mendekatkan karyawan pada lingkungan kerja,namun nilai yang diperoleh dari metode latihan ini tergantung kepada kemampuan dalam mengarahkan dari orang yang bertugas melaksanakan magang ini.

3.Instruksi yang Diprogramkan

      Yaitu suatu metode yang mana materi-materi pelatihan dipresentasikan dalam bagian-bagian kecil yang tersusun secara logis sehingga peserta dapat melaksanakan selangkah demi selangkah mulai keterampilan yang paling dasar kemudian ke hal-hal yang lebih yang sulit.Kelemahan yang paling utama dari program ini adalah tidak adanya instruktur untuk menjelaskan kosep-konsep yang mungkin saja tidak bisa dimengerti.

4.Promosi

      Promosi adalah perubahan posisi ke lebih atas,biasanya melibatkan tanggung jawab yang lebih besar,dan tugas-tugas berbeda dibandingkan dengan posisi sebelumnya.Dengan suatu perencanaan yang mantap untuk promosi dan pemindahan para karyawan kantor yang kualified ke jenjang supervisi hal ini akan menaikkan moral dalam semua departemen.

Promosi bisa di selenggarakan sendiri oleh perusahaan,atau peserta tersebut bekerja sama dengan lembaga-lembaga pendidikan dalam berbagai paket pendidikan seperti aplikasi data processing,komunikasi niaga.Bagi para manajer barangkali akan lebih menguntungkan dengan cara belajar sendiri di rumah.Paket khusus tersebut biasanya di tawarkan untuk waktu pendidikan yang relatif pendek seperti satu,dua minggu,atau setahun sekali.

H.METODE PELATIHAN

1.Metode Konperensi atau Diskusi Kelompok

            Pemimpin diskusi menginstruksikan pada para peserta untuk memahami atau pemimpin tersebut mengarahkan anggotanya  untuk mencapai keputusan yang dibuat secara bersama-sama.Metode ini relatif lebih memakan biaya dibandingkan dengan metode ceramah dan juga memerlukan keterampilan khusus dari seorang pemimpin diskusi.

2.Metode Ceramah

            Metode ini disebut juga dengan teknik komunikasi satu arah.Kebaikan metode ini ialah bahwa memungkinkan seseorang instruktur untuk memberikan banyak informasi dihadapan kelompok besar dalam waktu yang relatif singkat.Di samping itu para peserta dalam metode ini menerima sedikit motivasi,terutama bila instrukturnya tidak begitu mampu membangkitkan motivasi para peserta.

3.Metode Bermain Peran

            Teknik ini juga dikenal sebagai latihan peran di mana para penyedia yang potensial dan para peserta  yang laindimainkan perannya masing-masing dalam kondisi-kondisi yang disimulasikan.Seorang penyedia berpura-pura sebagai eksekutif dan kemudian memberikan suatu permasalahan yang mungkin akan dihadapi untuk dipecahkan oleh eksekutif pada jenjang tersebut.Para peserta yang lain bertindak sebagai pengamat,dan kemudian seorang ahli mengevaluasi penampilan-penampilan mereka.

4.Metode Latihan Mengambil Keputusan

            Metode ini pada mulanya disusun untuk digunakan oleh pucuk pimpinan dan manajemen tingkat menengah secara umum dikenal sebagai “Business Games”,didasarkan pada suatu model keadaan perusahaan secara nyata atau dari salah satu fungsinya.

            Sekelompok penyedia bertindak sebagai bagian manajemen tertentu dari perusahaan tersebut,diberikan diskripsi,keterangan singkat tentang tugas yang harus dijalankan kemudian mereka diperintahkan untuk merumuskan tugas-tugas dan membuat keputusan-keputusan,seringkali dengan menggunakan komputer sebagai alat bantu.

5.Studi Kasus

            Para peserta diberi kasus tertulis yang merupakan kasus yang sedang atau telah terjadi dalam perusahaan.Setelah latar belakang informasi untuk membuat keputusan diberikan dan dipelajari,kemudian para peserta memecahkan masalah mdalam kelas.Para peserta mengevaluasi keputusan yang telah diambil dan memahami pemecahan-pemecahan yang saling berhubungan terhadap perusahaan sebagai suatu pemecahansecara menyeluruh yang disusun saling berhubungan dalam suatu rangkain kejadian.

            Setelah melakukan evaluasi terhadap keputusan masing-masing peserta kemudian memberitahu apa harusnya dilaksanakan oleh perusahaan.Dalam metode ini peserta dapat secara bertahap mengembangkan diri dalam hubungannya dengan sikap-sikap manajemen sebagai hasil dari latihan menganalisa dan mendiskusikannya pada beberapa kemungkinan pemecahan.

6.Incident Process

            Sekelompok penyedia yang potensil diberi satu seri masalah atau peristiwa yang terjadi dalam satu perusahaan,namun hanya sedikit informasi yang disediakan.Para penyedia tersebut harus mencari data tambahan yang diperlukan dan membuat keputusan.

            Tujuan dari pendidikan ini adalah mengajarkan kepada para peserta bagaimana mempelajari semua masalah dan menanganinya denga cara mengumpulkan data dari berbagai macam sumber.

7.T.Groups atau Sensitivity Training

            Metode ini juga dikenal sebagai laboratory training,menempatkan penyedia dalam suatu lingkungan yang terawasi dengan sekelompok orang yang belum saling mengenal.Seorang konsultan dengan kepekaan khusus dan tingkat kemampuan yang tinggi menyusun langkah-langkah sebuah grup diskusi yang tidak tersusun.Interaksi selama diskusi tersebut,tentang kelebihan dan kelemahan masing-masing individu,sebagai manajer,sebagai pemimpin,sebagai pembicara atau sebagai seorang yang sedang melaksanakan tugas.Suasana saling percaya hendaknya ditumbuhkan pada permulaan diskusi untuk menghilangkan prasangka-prasangka yang mungkin terjadi.Keberhasilan dari suatu program pelatihan dapat diukur dengan membandingkan hasil dan tujuanyang hendak dicapai.

J.Evaluasi Hasil Pelatihan

Kegiatan pengembangan sumber daya manusia hendaknya dipandang  sebagai kegiatan investasi.Oleh karenanya oerku dilakukan evaluasi untuk mengetahui seberapa besar manfaat yang diperoleh perusahaan terhadap penyelenggaraan pelatihan.Evaluasi merupakan salah satu tahap dari proses latihan.Evaluasi dilihat bukan sekedar menilai dan membandingkan yang baik dengan yang buruk,namun hendaknya dilihat sebagai proses penyediaan informasi kepada semua pihak yang terkait dengan kegiatan pelatihan.

            Bagi para instruktur hasil evaluasi akan sangat bermanfaat guna mempertahankan atau meningkatakan mutu penyajiannya.Dan bagi peserta sendiri akan sangat ingin mengetahui perkembangan dirinya sehubungan dengan pengetahuan dan ketrampilan yang diperoleh bagi kemajuan perusahaan.

            Evaluasi juga merupakan umpan balik yang sederhana.Jika kegiatan evaluasi ini dilaksanakan dengan baik maka hasil-hasilnya dapat berfungsi sebagai cermin bagi setiap orang yang terlihat di dalamnya.Menurut Watson yang dikutip oleh Friedman dan Yarbrough 1985,pada umumnya terdapat lima macam hal dari kegiatan pelatihan yang dievaluasikan yaitu :

1        .Reaksi ialah reaksi peserta terhadap semua hal yang dihadapi dari pengalaman belajar itu sendiri.

2        .Belajar ialah merubah tingkah laku,pengetahuan dan ketrampilan peserta.

3        .Tingkah laku ialah bagaimana dan perkembangan apa yang dipunyai oleh peserta sehubungan dengan pelatihan,bagaimana mereka menerapkan dalam kerja.

4        Dampak organisasi ialah bagaimana dampak perusahaan sebagai akibat dari perubahan peserta latihan.

5        Hasil tambahan ialah segala sesuatu yang tidak diidentifikasikan atau tidak dinilai dengan empat hal tersebut seperti nilai-nilai sosial pelatiahan,hal-hal yang berhubungan dengan konsepsi diri atau tujuan hidup  seperti pengembangan karir.

K.ORIENTASI

Pengertiannya adalah personel yang memperkenalkan karyawan baru kepada perusahaan dan tugas-tugas yang akan dilaksanakan,serta kelompok-kelompok kerjanya.Perencanaan dan penyelenggaraan orientasi yang baik dapat mengefektifkan pengunaan biaya.Manfaatnya adalah produktivitas yang lebih tinggi,meningkatkan kualitas hasil kerja,meningkatkan kepuasan karyawan,dan mengurangi biaya operasi.

Tujuan pokok-pokok orientasi adalah:

·         Mengurangi biaya awal bagi tenaga kerja baru.

·         Mengurangi rasa takut gagal dalam menjalankan tugas.

·         Mengurangi keluar masuknya karyawan.

·         Menghemat waktu penyelia.

·         Menumbuhkan sikap positif para karyawan.

L.PROMOSI

            Agar sukses,rencana promosi harus dibuat sistematis,adil terbuka dan seragam.Dasar dari promosi adalah bagian organisasi formal,dikembangkan setelah analisa jabatan.Untuk mempersiapkan sebuah promosi maka dasar yang dipakai adalah data-data yang objektif setiap karyawan yaitu umur,status perkawinan,pendidikan,pengalaman,kemampuan khusus dan kondisi fisik.Sebuah promosi biasanya mengakibatkan penyesuaian gaji,yang mana akan lebih banyak dari yang diterima sebelumnya.Kriteria yang dipakai dalam perusahaan untuk promosi yaitu berdasarkan rekomendasi penyelia,senioritas,dan kemampuan teknis yang bagus.

            Senioritas sebagai dasar dari promosi,senioritas seringkali digunakan sebagai dasar dari promosi dan memang seharusnya demikian.Disebabkan oleh suatu prinsip bahwa mereka yang telah bekerja sekian lama menunjukkan kesetiaanya pada perusahaan tidak diragukan lagi.Alasan lain yaitu faktor psychologis supaya untuk mestabilkan karyawan dan mengurangi keluar masuknya karyawan.

            Promosi horizontal yaitu seorang karyawan dapat menduduki jabatan tertentu dalam departemennya yang masa di masa datang kemungkinannya adalah sedikit sekali karena sedikitnya pergantian karyawan dan tidak berkembangnya departemen.

M.MUTASI

Mutasi dan promosi saling berhubungan erat,walaupun tidak semua mutasi adalah promosi alasan dilakukannya mutasi adalah

1        Menghilangkan perasaan takut keluarkan terutama bagi para karyawan baru.

2        Meningkatkan tingkah laku yang baik.

3        Memberikan stimulus bagi para karyawan dari rasa monoton dan mungkin tidak efisien.

 N.EFEKTIVITAS LATIHAN DAN PENDIDIKAN

Menurut Hamblin dalam Bambang Suyono (1993:10) efektivitas suatu kegiatan dapat dilihat melalui evaluasi dari kegiatan tersebut. Dalam hal ini masalah yang berkaitan dengan evaluasi latihan dan pendidikan adalah mengukur seberapa besar latihan dan pendidikan yang diberikan telah menambah, merubah serta meningkatkan pengetahuan, keterampilan dan sikap para peserta sesuai dengan yang diharapkan oleh lembaga.

Senada dengan pendapat tersebut, T. Hani Handoko (200:119) menjelaskan bahwa implementasi dari program latihan dan pengembangan karyawan berfungsi sebagai proses transformasi. Para karyawan yang tidak terlatih diubah menjadi karyawan-karyawan yang berkemampuan, sehingga dapat diberikan tanggung jawab yang lebih besar.

Namun demikian untuk mengukur keberhasilan program latihan dan pendidikan, perlu adanya kegiatan evaluasi secara sistematis. Melalui kegiatan evaluasi yang sistematis akan dapat diukur efektivitas dari kegiatan latihan dan pendidikan, bahkan dapat digunakan sebagai bahan penentuan atau pemilihan metode latihan dan pendidikan yang paling sesuai untuk setiap jenis pekerjaan atau jenjang mannajemen. Langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam kegiatan evaluasi

adalah:

1.      Menentukan kriteria evaluasi;

2.      Melakukan tes pendahuluan (pre test);

3.      Pelaksanaan pelatihan dan pendidikan;

4.      Melakukan tes purna pelatihan (post test);

5.      Transfer atau promosi terhadap pekerjaan baru;

6.      Tindak lanjut. Melalui langkah-langkah tersebut pada akhirnya akan terukur metode pelatihan yang sesuai dan tujuan pelatihan akan dapat tercapai secara efektif.

BAB III

PENUTUP

KESIMPULAN

Dengan program pengembangan Sumber Daya Manusia akan membantu perusahaan atau perkantoran beroperasi lebih efisien dan efektif sehingga perusahaan akan lebih berani untuk bersaing dan bagi para pekerja akan lebih berkembang dan lebih puas.

Pada intinya pengembangan sumber daya manusia bertujuan untuk meningkatkan peran serta para karyawan dalam pencapaian tujuan perusahaan dan memberikan rasa kepuasaan pada diri setiap karyawan karena adanya peningkatan pengetahuan,ketrampilan,taraf hidup pangkat dan jabatan.

Saran

·         Agar program pengembangan sumber daya manusia ini  berhasil guna,hendaknya pucuk pimpinan harus mendukungan,dukungan tersebut dalam materil serta dukungan moral.

DAFTAR PUSTAKA

1.      GIE THE LIANG ;2000; “Administrasi Perkantoran Modern” ;Liberty Offset Yogyakarta.

2.      Soesanto Slamet ; 1995 ; “Administrasi Kantor” ; anggota IKAPI 1995;Jakarta

3.      Sigband,Norman B.,Business Communication.Harcourt Brace Jovanovich,1984;Orlando.

4.      Sugandha,Danna;”Manajemen Administrasi” ; Suatu Pendekatan Sistem Dalam Manajemen Perkantoran. Sinar Baru, 1986;Bandung.

5.      Dessler,Gary,Management Fundamentals.Prentice Hall International Inc.,Virginia,1985.

6.      Ukas Maman ; “Manajemen Konsep,Prinsip dan Aplikasi” ; 1990;Bandung.

7.      Haryadi Hendy; 2000;”Administrasi Perkantoran untuk Manajemen” Sinar Baru,2000;  Bandung.

8.      Rachman,David J.,Michael H.Pankga,Business Today.Random House Business Company,1987;New York.

9.      Munir,Badri;1993;”Manajemen Administrasi Perkantoran Modern”,Maret; Jakarta.

10.  Werther,William P;”Personnel Management and Human Resources.Mc.Graw Hill,1985;Singapore.