Pendahuluan
Latar
Belakang
Administrasi perkantoran atau tata
usaha sudah dilaksanakan sejak zaman kuno sewaktu orang mulai bisa menulis
huruf sampai dewasa ini.Tetapi,setelah zaman modern terutama mulai abad 20 ini
tata usaha mengalami perubahan dalam bentuk,susunan,maupun coraknya.
Boleh dikatakan kini tidak ada
sesuatu instansi pemerintahan,badan swasta,dan kehidupan masyarakat apap pun
yang tidak melakukan tata usaha.Pertumbuhan administrasi perkantoran atau tata
usaha yang demikian meluas itu disebabkan oleh berbagai faktor dalam dunia
modern ini seperti misalnya pertambahan penduduk,perluasan pendidikan,kemajuan
teknologi,perkembangan badan usaha-usaha yang
bercorak ketata usahaan.
Proses awal dan sangat menentukan
dalam bidang kepegawaian adalah recruitment pegawai, yang dalam hal ini adalah
memilih atau menyeleksi pegawai yang terbaik untuk setiap jabatan dan jenis
tugas pada suatu lembaga. Selanjutnya melatih serta mendidik pegawai agar dapat
melaksanakan tugas yang diembannya dengan baik. Hal ini penting, mengingat
tidak seorangpun mampu melaksanakan tugas dengan baik dan lancar tanpa
mengetahui jenis dan sifat pekerjaan yang dihadapinya.
Bahkan untuk jenis pekerjaan yang bersifat
sederhanapun tidak jarang seseorang mengalami kesulitan untuk melaksanakannya
dengan baik dan lancar. Oleh sebab itu latihan dan pendidikan pegawai sangat
perlu dilakukan terutama bagi pegawai baru yang belum mempunyai pengalaman.
Dalam Undang-undang No. 8 Tahun 1974 tentang
Pokok-Pokok Kepegawaian disebutkan adanya dua jenis latihan dan pendidikan
pegawai yaitu pre service training (latihan prajabatan) dan in service training
(latihan dalam jabatan). Latihan prajabatan adalah suatu latihan yang diberikan
kepada pegawai baru agar mereka trampil dalam melaksanakan tugas yang diberikan
kepadanya. Sedangkan latihan dalam jabatan adalah suatu latihan yang diberikan
kepada pegawai guna meningkatkan keahlian, kemampuan atau ketrampilannya agar
diperoleh produktivitas kerja yang tinggi.
Yoder (1964) menyatakan bahwa latihan dapat
membantu stabilitas pegawai serta mendorongnya untuk memberikan jasanya dalam
waktu yang lebih lama. Sedangkan Taylor dalam Soedjadi (1977:47) mengenai
penarikan pegawai menjelaskan bahwa salah satu daripada tugas manajemen (duties
of management) ialah memililh karyawan yang terbaik untuk setiap tugas
tertentu, untuk selanjutnya melatih dan mendidiknya.
Di
samping latihan dapat menambah pengetahuan dan ketrampilan pegawai juga dapat
memberikan kepuasan psikologis kepada para pegawai, mengingat faktor manusia
dalam organisasi sangat penting. Dalam hal ini melalui latihan dan pendidikan,
para pegawai akan lebih memahami maksud, tujuan serta tugas pokok organisasi.
Dengan demikian mereka akan lebih menaruh minat dan perhatian pada bidang
pekerjaan masing-masing
Perkembangan ilmu administrasi
perkantoran memperoleh kelanjutannya dalam dunia pendidikan dan
pengajaran.Dengan telah terhimpunnya segugusan pengetahuan yang teratur
mengenai berbagai kerja ketatausahaan dan administrasi perkantoran ,maka pengetahuan
itu lalu diajarkan pada lembaga-lembaga pendidikan atau dipelajari oleh
pegawai-pegawai kantor dalam usaha-usaha penatran seperti kursus dinas atau
latihan-latihan jabatan.
Diakui
bahwa manusia merupakan Sumber Daya yang paling penting.Pemanfaatan manusia
sebagai sumber daya tentunya berbeda dari sumber daya yang lain.Untuk dapat
memafaatkan sumber daya manusia secara optimum,salah satu aspek yang perlu
diperhatikan adalah masalah-masalah yang berhubungan dengan pembinaan dan
pengembangannya.
Pembinaan dan pengembangan sumber
daya manusia pada manusia pada intinya bertujuan untuk meningkatkan peran serta para karyawan
dalam pencapaian tujuan perusahaan dan memberikan peran serta para para kayawan
dalam pencapaian tujuan perusahaan dan memberikan rasa kepuasan pada diri
setiap karyawan karena adanya peningkatan pengetahuan,ketrampilan,taraf hidup
pangkat dan jabatan.
Pengembangan karyawan merupakan satu
proses yang berkesinambungan dimulai dari pelatihan dan pendidikan
karyawan yang bertujuan untuk
mempelajari pengetahuan baru,meningkatkan ketrampilan,atau peningkatan posisi
kedudukan yang lebih tinggi.
Pengembangan karyawan adalah penting
karena seseorang karyawan yang tidak terlatih biasanya mempunyai kecenderungan
untuk :
1. Prestasi
kerja rendah
2. Boros
material dan pekerjaan yang diselesaikan selalu banyak yang salah.
3. Memerlukan
banyak supervisi
Pelatihan
atau pengembangan sumber daya manusia merupakan satu proses pengungkapan
sifat-sifat karyawan yang tersusun secara sistematis yan akan diarahkan untuk
mencapai tujuan-tujuan organisasi .Pengembangan adalah proses dengan mana para
manajer memperoleh pengalaman,keterampilan dan kebiasaan untuk menjadi pemimpin
yang sukses dalam perusahaannya.
Rumusan
Masalah
Dari latar
belakang masalah yang penulis uraikan, ada permasalahan yang penulis dapatkan.
Permasalahan tersebut antara lain :
1.
Mengapa perusahaan atau pemerintah
mengadakan pengembangan dan program pelatihan SDM ?
BAB II
PEMBAHASAN
A. Tujuan
Pelatihan dan Pengembangan SDM
Dengan
program latihan dan pengembangan sumber daya manusia (SDM) akan membantu
perusahaan beroperasi lebih efisien dan efektif sehingga perusahaan akan lebih
berani untuk bersaing dan bagi para pekerja akan lebih berkembang dan lebih
puas.
Agar
program latihan dan pengembangan ini berhasil guna,pucuk pimpinan harus
mendukungnya,dukungan tersebut dalam bidang materiil dapat berupa penyediaan
dana dan dukungan moral.Dan beberapa prinsip-prinsipnya yakni :
1.Prinsip-prinsip
Latihan Perkantoran
Program
latihan perkantoran merupakan salah satu bagian dari keseluruhan sistem kerja yang utama,berhubungan
dengan sub sistem lainnya yang ada dipersonalia.Orientasi,evaluasi dan
penerapan sistem yang di sarankan.Keefektifan sub sistem latihan perkantoran
tergantung kepada sejauh mana komitmen manajemen untuk mendukungprogram ini.
2.
Prinsip Komitmen
Manajemen
hendaknya komit dan peka terhadap perkembangan dan kelanjutan kemajuan
pengetahuan para karyawan dengan cara menciptakan iklim yang mendukung ke arah
itu.Tanpa dukungan dari pucuk pimpinan maka tujuan-tujuan dari latihan
perkantoran tidak akan banyak manfaatnya.
3.
Prinsip Tanggung jawab
Semua
manajer departemen harus di serahi
tanggung jawab bagi pengorganisasian dan pengaturan program latihan perkantoran
dalam departemennya masing-masing.Tanggung jawab utama bagi para karyawan
dilaksanakan oleh para manajer kantor,dan bersedia untuk menyatakan tanggung
jawab terhadap pelaksanaan program ini.Walaupun manajer kantor mungkin membantu
dalam perencanaan,pengarahan dan penilaian kegiatan latihan,namun yang paling
penting adalah latihan yang diberikan pada para karyawan yang diwujudkan dalam
pelaksanaan tugas sebagai hasil dari latihanyang pernah mereka ikuti.Tanggung
jawab keefektifan program latihan berada di tangan para manajer ,yang dalam hal
ini mungkin secara individu menugaskan kepada para stafnya.Untuk menangani
tugas-tugas tertentu,para ahli pelatihan akan menggunakan konsultan pelatihan.
4.
Prinsip Perencanaan
Suksesnya
sebuah perencanaanprogram latihan kantor tergantung pada ketepatan dalam
mengidentifikasikan kebutuhan organisasi dan penetuan tugas-tugas pelatihan.Sebuah
perusahaan mengharapkan bahwa dana yang ditanamkan dalam program latihan
hendaknya benar-benar digunakan oleh orang-orang yang tepat untuk mencapai
tujuan-tujuan organisasi.Jadi efektifitas rencana membutuhkan penekanan yang
tepat pada keseluruh organisasi.Pengalaman-pengalaman khusus,kemampuan,dan
pengetahuan diperlukan guna memperoleh keberhasialan dan kejelasan dari tiap
tugas yang harus ditentukan dengan cara merumuskan program analisa jabatan yang
akan di bicarakan lebih lanjut pada bagian berikutnya.
5.
Prinsip Penerapan
Program
latihan perkantoran hendaknya diterapkan dalam rangka mempertemukan kebutuhan
yang telah dirumuskan dan tujuan latihan yang tealh ditetapkan.Penanggungjawab
program latihan perkantoran ini hendaknya menyiapkan sebuah rencana yaitu :
·
Menentukan tujuan latihan
·
Membuat garis besar program dan
materi-materi yang akan di butuhkan.
·
Mengidentifikasikan metode latihan
dan instruktur yang terlibat dalam latihan.
·
Memperbanyak material dan pedoman
latihan.
·
Meminta persetujuan pucuk pimpinan
untuk meniniau dan menyetujui program latihan.
·
Mengadakan evaluasi secara periodik
tentang efektivitas program latihan.
6. Prinsip
Evaluasi
Semua hasil program
latihan kantor harus di evaluasi untuk menentukan tujuan mana yang telah
berhasil dicapai.Untuk mengevaluasi dan mengukur efektivitas program
latihan,,penanggungjawaban latihan hendaknya mengikuti langkah-langkah berikut
ini :
·
Menilai hasil latihan
dan tujuan yaitu relevansi latihan dengan tugas sehari-hari dan kemampuan para
instrukturnya.
·
Menetukan kemampuan
para peserta dengan ukuran standar waktu yang telah ditetapkan.
·
Mencatat (mengumpulkan
data tentang penampilan peserta sebelum,selama,dan sesudah latihan).
·
Mendapat reaksi dari
para peserta,lebih baik dalam bentuk tulisan tentang apa yang mereka sukai
dalam program latihan,apa yang telah disukai dan saran-saran untuk
pengembangan.
·
Membuat catatan-catatan
tentang kemampuan masing-masing peserta.
·
Menguji
kemampuan,ketrampilan dan pengetahuan peserta.
·
Mengajurkan instruktur
untuk membuat peringkat kemampuan peserta selama dan setelah program latihan.
·
Mengadakan observasi
secara periodik tentang pengaruh latihan dalam jangka panjang.
B
.MANFAAT LATIHAN DAN PENDIDIKAN
Menurut T. Hani Handoko (2000:103) ada
dua tujuan utamaprogram latihan dan pendidikan atau pengembangan pegawai.
Pertama,latihan dan pengembangan dilakukan untuk menutup “gap” antara kecakapan
atau kemampuan karyawan dengan permintaan jabatan. Kedua, programprogram
tersebut diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja karyawan
dalam mencapai sasaran kerja yang telah ditetapkan.
Sesuai dengan analisis jabatan, recruitment
pegawai mensyaratkan mereka yang diterima sudah mempunyai kualifikasi tertentu.
Namun karena lembaga pendidikan formal tidak mempersiapkan tenaga kerja siap
pakai dan siap kerja pada lembaga tertentu, maka latihan pendidikan perlu
diadakan oleh lembaga yang bersangkutan. Dalam hal ini latihan dan pendidikan
berfungsi untuk menjembatani kesenjangan antara kemampuan individu dengan
kebutuhan pekerjaan di suatu lembaga.
Meskipun usaha-usaha latihan dan pendidikan
memakan waktu dan mahal, akan tetapi manfaatnya besar sekali terhadap
keberlangsungan lembaga, karena akan mengurangi perputaran tenaga kerja dan
membuat karyawan menjadi lebih produktif dan professional. Lebih lanjut,
latihan dan pendidikan membantu karyawan dalam menghindarkan diri dari
keusangan dan melaksanakan pekerjaan dengan baik.
Di samping latihan awal, orientasi kerja
juga harus diberikan kepada pegawai baru. Hal ini didasarkan pertimbangan,
bahwa sebelum bekerja mereka perlu diperkenalkan kepada pimpinan, rekan
sekerja, lingkungan kerja, jenis-jenis pekerjaan yang akan segera dijalani,
perlatan yang digunakan, struktur organisasi dan fungsi masing-masing bagian.
Dengan demikian pegawai tersebut tidak
akan merasa canggung untuk beradaptasi dengan dunianya. Lebih jauh Ig. Wursanto
(2001:60) menjelaskan tentang manfaat
latihan
dan pendidikan sebagai berikut:
a.latihan
dan pendidikan meningkatkan stabilitas pegawai;
b.latihan
dan pendidikan dapat memperbaiki cara kerja pegawai, sehingga cara kerja mereka tidak bersifat statis
melainkan selalu disesuaikan dengan perkembangan organisasi dan volume kerja;
c.dengan
latihan dan pendidikan pegawai dapat berkembang dengan cepat;
d.dengan
latihan dan pendidikan pegawai mampu bekerja lebih efisien;
e.dengan
latihan dan pendidikan pegawai mampu melaksanakan tugas dengan lebih baik;
f.dengan
latihan dan pendidikan berarti pegawai diberi kesempatan untuk mengembangkan
diri;
g.
latihan dan pendidikan meningkatkan semangat kerja pegawai dan produktivitas perusahaan.
Davis dan Westher dalam Bambang Suyono
(1993:6), memberikan
ilustrasi
tentang keseimbangan antara kemampuan pegawai baru dengan lembaga setelah
orientasi dan latihan, sebagai berikut: Bagi lembaga, latihan merupakan
investasi dalam bentuk sumber daya manusia yang manfaatnya akan tampak dalam
jangka waktu yang lama.
Menurut Davis dan Werther dalam Bambang
Suyono (1993:7) tentang keuntungan dari latihan dan pendidikan dapat dilihat
dari beberapa sudut pandang, yaitu dari sisi lembaga perekrut pegawai, bagi individu
pegawai yang bersangkutan, dan bagi hubungan antar individu dan kelompok dalam
lembaga yang bersangkutan.
C. Keuntungan Bagi Lembaga
Bagi
lembaga, keuntungan latihan dan pendidikan adalah sebagai
berikut:
1.Leads
to improve profitability or more positive attitudes toward profit orientation.
2.
Improves the job knowledge and skills at all levels of organization.
3.Improves
the morale of the work force. 4. Help people identify with organization goals,
5.
Help create a better corporate image,
6.Fosters
authenticity, openness and trust,
7.
Improve the relationship between boss and subordinate,
8.
Aids in organizational development,
9.
Learn from trainee,
10.
Help prepare guide ness for work,
11.
Aids in understanding and carrying out organizational policies,
12.
Provides information for future needs in all areas of the organization,
13.
Organization gets more effective decision making and problem solving,
14.
Aids in development for promotion from within,
15.
Aids in development leadership skill motivation, loyalty, better attitude and
other aspect that successful worker and managers usually display,
16.
Aids in increasing productivity and or quality of work,
17.
Helps keep cost down in many areas, e. g. productions, personal,
administration,etc,
18.
Develops a sense of responsibility to the organization for being competent and knowledgeable,
19.
Improve labor-management relations,
20
Reduces outside consulting cost utilizing competent internal consulting,
21.Stimulates
preventive management as apposed to putting out fires,
22.Eliminates
suboptimal behavior (such for as hiding tools)
23.
creates and appropriates climate for growth communication,
24.
Aids in improving organizational communication
25.
Help employees adjust to change,
26.
Aidsin handling conflict, thereby helping to prevent stress and tension.
D. Keuntungan Bagi Individu
Keuntungan
bagi individu yang juga akan membawa keuntu;ngan bagi
lembaga
adalah sebagai berikut :
1. Help the individual in making better decisions
and effective problem solving,
2.Through training and development, motivational,
variables of recognition achievement,
growth, responsibility and operational zed,
3. Aids in encouraging and achieving self development
and self confidence,
4. Help a person handle stress, tension frustration
and conflict,
5. Provides information for improving
leadership knowledge,
6. Increase job satisfaction and recognition,
7. Moves a person forward a personal goals
while improving interaction skill,
8. Satisfies personal needs of the trainer
(and trainee),
9. Provides trainee for growth and a say in
his/her own future,
10.
Develops a sense of growth learning,
11.Help
a person develop speaking and listening skill: also writing skills when
exercises
are required,
12.
Help eliminate in attempting new tasks.
E. Keuntungan dalam
hubungan antar individu dan kelompok
Keuntungan
dalam hubungan antar individu dan kelompok dalam rangka pelaksanaan kebijakan
lembaga adalah sebagai berikut:
1.
Improve communication between group and individuals,
2.
Aids in orientation for new employees and those taking,
3.
Provides information on equal opportunity and affirmative action,
4. Provides information on other governmental
laws and administrative policies,
5.
Improve interpersonal skill,
6.
Make organization policies, rules and regulation viable,
7. Build cohesiveness in groups,
8. Provides a good leaning, growth, and
coordination,
9. Make the organization a better place to
work and live.
F.Macam-Macam Pelatihan
Pelatihan atau pengembangan sebagai
salah satu bentuk dari pendidikan pratek,pada dasarnya terdiri dari dua
macam,pelatihan untuk karyawan baru dan pelatihan untuk promosi karyawan
lama.Kedua macam pelatihan tersebut kebanyakan dengan cara seseorang belajar
dalam situasi kerja dipelajari dalam lingkungan kerja dari bagian-bagian yang
berhubungan.
a.Pelatihan Bagi Karyawan Baru
Pelatihan ini seringkali diberikan
kepada karyawan kantor yang baru diterima dengan cara magang,kepada kepala
bagian atau pngawasan lini pertama.Latihan kerja memungkinkan para peserta
untuk memperoleh pengetahuan dan ketrampilan yang dibutuhkan untuk
menciptakan/mengerjakan suatu tugas dengan menggunakan peralatan yang
dibutuhkan.
Contoh dari bentuk pelatihan ini
adalah dengan menempatkan peserta pada bidang-bidang seperti penyortiran
surat-surat.Dalam suatu penelitian ditemukan bahwa pengetahuan-pengetahuan
seperti hubungan sosial,komunikasi lisan,pengawasan dan perencanaan organisasi
kantor lebih mudah dipelajari di dalam program latihan formal perusahaan.
Secara umum penelitian tersebut
mencatat bahwa ketrampilan dan pengetahuan yang sebelumnya dianggap paling
sesuai diajarkan lewat pendidikan di sekolahan,dulu kurang diajarkan lewat
latihan-latihan kerja hendaknya mempunyai kemampuan dalam hal
kepemimpinan,hal-hal teknik dan hubungan sosial.
Para instruktur dapat menciptakan
mutu kondisi di mana seorang karyawan menerima kebutuhan untuk merubah tingkah
lakunya sendiri..Di samping itu instruktur tersebut hendaknya mempunyai
pengalaman dalam mengajarkan fungsi-fungsi manajerial seperti
perencanaan,pengorganisasian,kepemimpinan dan pengawasan untuk mengembangkan
keterampilan tingkah laku dan kebiasan-kebiasaan kerja dari peserta latihan.
Dia juga harus menguasai secara teknis
dari program latihan tersebut,baik itu karena pendidikannya maupun karena
pengalamannya,untuk menumbuhkan rasa hormat para peserta dan memberikan
pengetahuan serta keterampilan yang dibutuhkan mereka untuk menghasilkan barang
dan jasa yang berkualitas.
Tanggungjawab ini tidak bisa
dipindah tangankan kepada orang lain,kecuali pada orang-orang tertentu yang
betull-betul mempunyai kemampuan.
G.TEKNIK DAN METODE PELATIHAN
Beberapa
hal berikut ini hendaknya diperhatikan jika memilih metode atau teknik tertentu
dari program latihan kerja karyawan kantor sebagai berikut :
·
Jumlah peserta dan
lokasinya.
·
Persamaan dan perbedaan
latar belakang pendidikan.
·
Pengalaman yang
dimiliki.
·
Fungsi dan peran.
·
Jenjang jabatan
·
Kemampuan.
·
Biaya.
Tujuannya
bukanlah untuk menulis metode yang paling baik tapi untuk
mengidentifikasikan,menyesuaikan atau menemukan metode yang paling cocok dengan
situasi.Maksud dari latihan ini di samping untuk meningkatkan
pengetahuan,keterampilan,serta mempengaruhi tingkah laku atau perubahan-perubahan
sikap,juga sangat mempengaruhi teknik atau metode latihan yang
dipilih.Masing-masing teknik dan metode secara singkat akan diterangkan berikut
ini.
1.Rotasi-Kerja
Metode rotasi kerja memberikan kesempatan
kepada peserta pelatihan untuk menempati beberapa fungsi di bagian yang
berbeda.Munngkin di beri tugas sebagai pengamat atau mereka ditugasi untuk
suatu tanggungjawab khusus sehingga mereka menjadi terlibat dalam kegiatan dan
memperoleh sejumlah keterampilan sebagai hasil perpindahan dai satu pekerjaan
ke pekerjaan lain.
2.Magang
Seseorang karyawan baru bertugas sebagai
asisten dari karyawan yang ada di suatu bagian,mendiskusikan masalah-masalah
bagian dan dari waktu mendelegasikan tanggung jawab tertentu kepada karyawan
baru sendiri.Metode ini memberikan kesempatan untuk mendekatkan karyawan pada
lingkungan kerja,namun nilai yang diperoleh dari metode latihan ini tergantung
kepada kemampuan dalam mengarahkan dari orang yang bertugas melaksanakan magang
ini.
3.Instruksi
yang Diprogramkan
Yaitu suatu metode yang mana materi-materi
pelatihan dipresentasikan dalam bagian-bagian kecil yang tersusun secara logis
sehingga peserta dapat melaksanakan selangkah demi selangkah mulai keterampilan
yang paling dasar kemudian ke hal-hal yang lebih yang sulit.Kelemahan yang
paling utama dari program ini adalah tidak adanya instruktur untuk menjelaskan
kosep-konsep yang mungkin saja tidak bisa dimengerti.
4.Promosi
Promosi adalah perubahan posisi ke lebih
atas,biasanya melibatkan tanggung jawab yang lebih besar,dan tugas-tugas
berbeda dibandingkan dengan posisi sebelumnya.Dengan suatu perencanaan yang
mantap untuk promosi dan pemindahan para karyawan kantor yang kualified ke
jenjang supervisi hal ini akan menaikkan moral dalam semua departemen.
Promosi
bisa di selenggarakan sendiri oleh perusahaan,atau peserta tersebut bekerja
sama dengan lembaga-lembaga pendidikan dalam berbagai paket pendidikan seperti
aplikasi data processing,komunikasi niaga.Bagi para manajer barangkali akan
lebih menguntungkan dengan cara belajar sendiri di rumah.Paket khusus tersebut
biasanya di tawarkan untuk waktu pendidikan yang relatif pendek seperti
satu,dua minggu,atau setahun sekali.
H.METODE PELATIHAN
1.Metode
Konperensi atau Diskusi Kelompok
Pemimpin diskusi menginstruksikan
pada para peserta untuk memahami atau pemimpin tersebut mengarahkan
anggotanya untuk mencapai keputusan yang
dibuat secara bersama-sama.Metode ini relatif lebih memakan biaya dibandingkan
dengan metode ceramah dan juga memerlukan keterampilan khusus dari seorang pemimpin
diskusi.
2.Metode
Ceramah
Metode ini disebut juga dengan
teknik komunikasi satu arah.Kebaikan metode ini ialah bahwa memungkinkan
seseorang instruktur untuk memberikan banyak informasi dihadapan kelompok besar
dalam waktu yang relatif singkat.Di samping itu para peserta dalam metode ini
menerima sedikit motivasi,terutama bila instrukturnya tidak begitu mampu
membangkitkan motivasi para peserta.
3.Metode
Bermain Peran
Teknik ini juga dikenal sebagai
latihan peran di mana para penyedia yang potensial dan para peserta yang laindimainkan perannya masing-masing
dalam kondisi-kondisi yang disimulasikan.Seorang penyedia berpura-pura sebagai
eksekutif dan kemudian memberikan suatu permasalahan yang mungkin akan dihadapi
untuk dipecahkan oleh eksekutif pada jenjang tersebut.Para peserta yang lain
bertindak sebagai pengamat,dan kemudian seorang ahli mengevaluasi
penampilan-penampilan mereka.
4.Metode
Latihan Mengambil Keputusan
Metode ini pada mulanya disusun
untuk digunakan oleh pucuk pimpinan dan manajemen tingkat menengah secara umum
dikenal sebagai “Business Games”,didasarkan pada suatu model keadaan perusahaan
secara nyata atau dari salah satu fungsinya.
Sekelompok penyedia bertindak
sebagai bagian manajemen tertentu dari perusahaan tersebut,diberikan
diskripsi,keterangan singkat tentang tugas yang harus dijalankan kemudian
mereka diperintahkan untuk merumuskan tugas-tugas dan membuat
keputusan-keputusan,seringkali dengan menggunakan komputer sebagai alat bantu.
5.Studi
Kasus
Para peserta diberi kasus tertulis
yang merupakan kasus yang sedang atau telah terjadi dalam perusahaan.Setelah
latar belakang informasi untuk membuat keputusan diberikan dan
dipelajari,kemudian para peserta memecahkan masalah mdalam kelas.Para peserta
mengevaluasi keputusan yang telah diambil dan memahami pemecahan-pemecahan yang
saling berhubungan terhadap perusahaan sebagai suatu pemecahansecara menyeluruh
yang disusun saling berhubungan dalam suatu rangkain kejadian.
Setelah melakukan evaluasi terhadap
keputusan masing-masing peserta kemudian memberitahu apa harusnya dilaksanakan
oleh perusahaan.Dalam metode ini peserta dapat secara bertahap mengembangkan
diri dalam hubungannya dengan sikap-sikap manajemen sebagai hasil dari latihan
menganalisa dan mendiskusikannya pada beberapa kemungkinan pemecahan.
6.Incident
Process
Sekelompok penyedia yang potensil
diberi satu seri masalah atau peristiwa yang terjadi dalam satu
perusahaan,namun hanya sedikit informasi yang disediakan.Para penyedia tersebut
harus mencari data tambahan yang diperlukan dan membuat keputusan.
Tujuan dari pendidikan ini adalah
mengajarkan kepada para peserta bagaimana mempelajari semua masalah dan
menanganinya denga cara mengumpulkan data dari berbagai macam sumber.
7.T.Groups
atau Sensitivity Training
Metode ini juga dikenal sebagai
laboratory training,menempatkan penyedia dalam suatu lingkungan yang terawasi
dengan sekelompok orang yang belum saling mengenal.Seorang konsultan dengan
kepekaan khusus dan tingkat kemampuan yang tinggi menyusun langkah-langkah sebuah
grup diskusi yang tidak tersusun.Interaksi selama diskusi tersebut,tentang
kelebihan dan kelemahan masing-masing individu,sebagai manajer,sebagai
pemimpin,sebagai pembicara atau sebagai seorang yang sedang melaksanakan
tugas.Suasana saling percaya hendaknya ditumbuhkan pada permulaan diskusi untuk
menghilangkan prasangka-prasangka yang mungkin terjadi.Keberhasilan dari suatu
program pelatihan dapat diukur dengan membandingkan hasil dan tujuanyang hendak
dicapai.
J.Evaluasi Hasil
Pelatihan
Kegiatan
pengembangan sumber daya manusia hendaknya dipandang sebagai kegiatan investasi.Oleh karenanya
oerku dilakukan evaluasi untuk mengetahui seberapa besar manfaat yang diperoleh
perusahaan terhadap penyelenggaraan pelatihan.Evaluasi merupakan salah satu
tahap dari proses latihan.Evaluasi dilihat bukan sekedar menilai dan
membandingkan yang baik dengan yang buruk,namun hendaknya dilihat sebagai
proses penyediaan informasi kepada semua pihak yang terkait dengan kegiatan
pelatihan.
Bagi para instruktur hasil evaluasi
akan sangat bermanfaat guna mempertahankan atau meningkatakan mutu
penyajiannya.Dan bagi peserta sendiri akan sangat ingin mengetahui perkembangan
dirinya sehubungan dengan pengetahuan dan ketrampilan yang diperoleh bagi
kemajuan perusahaan.
Evaluasi juga merupakan umpan balik
yang sederhana.Jika kegiatan evaluasi ini dilaksanakan dengan baik maka
hasil-hasilnya dapat berfungsi sebagai cermin bagi setiap orang yang terlihat
di dalamnya.Menurut Watson yang dikutip oleh Friedman dan Yarbrough 1985,pada
umumnya terdapat lima macam hal dari kegiatan pelatihan yang dievaluasikan
yaitu :
1
.Reaksi ialah reaksi
peserta terhadap semua hal yang dihadapi dari pengalaman belajar itu sendiri.
2
.Belajar ialah merubah
tingkah laku,pengetahuan dan ketrampilan peserta.
3
.Tingkah laku ialah
bagaimana dan perkembangan apa yang dipunyai oleh peserta sehubungan dengan
pelatihan,bagaimana mereka menerapkan dalam kerja.
4
Dampak organisasi ialah
bagaimana dampak perusahaan sebagai akibat dari perubahan peserta latihan.
5
Hasil tambahan ialah
segala sesuatu yang tidak diidentifikasikan atau tidak dinilai dengan empat hal
tersebut seperti nilai-nilai sosial pelatiahan,hal-hal yang berhubungan dengan
konsepsi diri atau tujuan hidup seperti
pengembangan karir.
K.ORIENTASI
Pengertiannya
adalah personel yang memperkenalkan karyawan baru kepada perusahaan dan
tugas-tugas yang akan dilaksanakan,serta kelompok-kelompok kerjanya.Perencanaan
dan penyelenggaraan orientasi yang baik dapat mengefektifkan pengunaan
biaya.Manfaatnya adalah produktivitas yang lebih tinggi,meningkatkan kualitas
hasil kerja,meningkatkan kepuasan karyawan,dan mengurangi biaya operasi.
Tujuan
pokok-pokok orientasi adalah:
·
Mengurangi biaya awal
bagi tenaga kerja baru.
·
Mengurangi rasa takut
gagal dalam menjalankan tugas.
·
Mengurangi keluar
masuknya karyawan.
·
Menghemat waktu
penyelia.
·
Menumbuhkan sikap
positif para karyawan.
L.PROMOSI
Agar sukses,rencana promosi harus
dibuat sistematis,adil terbuka dan seragam.Dasar dari promosi adalah bagian
organisasi formal,dikembangkan setelah analisa jabatan.Untuk mempersiapkan
sebuah promosi maka dasar yang dipakai adalah data-data yang objektif setiap
karyawan yaitu umur,status perkawinan,pendidikan,pengalaman,kemampuan khusus
dan kondisi fisik.Sebuah promosi biasanya mengakibatkan penyesuaian gaji,yang
mana akan lebih banyak dari yang diterima sebelumnya.Kriteria yang dipakai
dalam perusahaan untuk promosi yaitu berdasarkan rekomendasi
penyelia,senioritas,dan kemampuan teknis yang bagus.
Senioritas sebagai dasar dari promosi,senioritas
seringkali digunakan sebagai dasar dari promosi dan memang seharusnya
demikian.Disebabkan oleh suatu prinsip bahwa mereka yang telah bekerja sekian
lama menunjukkan kesetiaanya pada perusahaan tidak diragukan lagi.Alasan lain
yaitu faktor psychologis supaya untuk mestabilkan karyawan dan mengurangi
keluar masuknya karyawan.
Promosi horizontal yaitu seorang
karyawan dapat menduduki jabatan tertentu dalam departemennya yang masa di masa
datang kemungkinannya adalah sedikit sekali karena sedikitnya pergantian
karyawan dan tidak berkembangnya departemen.
M.MUTASI
Mutasi
dan promosi saling berhubungan erat,walaupun tidak semua mutasi adalah promosi
alasan dilakukannya mutasi adalah
1
Menghilangkan perasaan
takut keluarkan terutama bagi para karyawan baru.
2
Meningkatkan tingkah
laku yang baik.
3
Memberikan stimulus
bagi para karyawan dari rasa monoton dan mungkin tidak efisien.
N.EFEKTIVITAS
LATIHAN DAN PENDIDIKAN
Menurut Hamblin dalam Bambang Suyono
(1993:10) efektivitas suatu kegiatan dapat dilihat melalui evaluasi dari
kegiatan tersebut. Dalam hal ini masalah yang berkaitan dengan evaluasi latihan
dan pendidikan adalah mengukur seberapa besar latihan dan pendidikan yang
diberikan telah menambah, merubah serta meningkatkan pengetahuan, keterampilan
dan sikap para peserta sesuai dengan yang diharapkan oleh lembaga.
Senada dengan pendapat tersebut, T. Hani
Handoko (200:119) menjelaskan bahwa implementasi dari program latihan dan
pengembangan karyawan berfungsi sebagai proses transformasi. Para karyawan yang
tidak terlatih diubah menjadi karyawan-karyawan yang berkemampuan, sehingga
dapat diberikan tanggung jawab yang lebih besar.
Namun demikian untuk mengukur
keberhasilan program latihan dan pendidikan, perlu adanya kegiatan evaluasi
secara sistematis. Melalui kegiatan evaluasi yang sistematis akan dapat diukur
efektivitas dari kegiatan latihan dan pendidikan, bahkan dapat digunakan
sebagai bahan penentuan atau pemilihan metode latihan dan pendidikan yang
paling sesuai untuk setiap jenis pekerjaan atau jenjang mannajemen.
Langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam kegiatan evaluasi
adalah:
1. Menentukan
kriteria evaluasi;
2. Melakukan
tes pendahuluan (pre test);
3. Pelaksanaan
pelatihan dan pendidikan;
4. Melakukan
tes purna pelatihan (post test);
5. Transfer
atau promosi terhadap pekerjaan baru;
6. Tindak
lanjut. Melalui langkah-langkah tersebut pada akhirnya akan terukur metode
pelatihan yang sesuai dan tujuan pelatihan akan dapat tercapai secara efektif.
BAB III
PENUTUP
KESIMPULAN
Dengan
program pengembangan Sumber Daya Manusia akan membantu perusahaan atau
perkantoran beroperasi lebih efisien dan efektif sehingga perusahaan akan lebih
berani untuk bersaing dan bagi para pekerja akan lebih berkembang dan lebih
puas.
Pada
intinya pengembangan sumber daya manusia bertujuan untuk meningkatkan peran
serta para karyawan dalam pencapaian tujuan perusahaan dan memberikan rasa
kepuasaan pada diri setiap karyawan karena adanya peningkatan
pengetahuan,ketrampilan,taraf hidup pangkat dan jabatan.
Saran
·
Agar program
pengembangan sumber daya manusia ini
berhasil guna,hendaknya pucuk pimpinan harus mendukungan,dukungan
tersebut dalam materil serta dukungan moral.
DAFTAR PUSTAKA
1.
GIE
THE LIANG ;2000; “Administrasi Perkantoran Modern” ;Liberty Offset Yogyakarta.
2.
Soesanto
Slamet ; 1995 ; “Administrasi Kantor” ; anggota IKAPI 1995;Jakarta
3.
Sigband,Norman
B.,Business Communication.Harcourt Brace Jovanovich,1984;Orlando.
4.
Sugandha,Danna;”Manajemen
Administrasi” ; Suatu Pendekatan Sistem Dalam Manajemen Perkantoran. Sinar
Baru, 1986;Bandung.
5.
Dessler,Gary,Management
Fundamentals.Prentice Hall International Inc.,Virginia,1985.
6.
Ukas
Maman ; “Manajemen Konsep,Prinsip dan Aplikasi” ; 1990;Bandung.
7.
Haryadi
Hendy; 2000;”Administrasi Perkantoran untuk Manajemen” Sinar Baru,2000; Bandung.
8.
Rachman,David
J.,Michael H.Pankga,Business Today.Random House Business Company,1987;New York.
9.
Munir,Badri;1993;”Manajemen
Administrasi Perkantoran Modern”,Maret; Jakarta.
10.
Werther,William
P;”Personnel Management and Human Resources.Mc.Graw Hill,1985;Singapore.
